“Chinezen hanteren hele andere criteria”

Chinese producten dringen nog maar mondjesmaat binnen in de installatiebranche. Kun je de gok al wagen en via Chinese websites bijvoorbeeld een flowmeter of warmtepomp bestellen?

Riccardo Ruggiero is de eigenaar van Ruggiero Installatie en Montage. De ervaren installateur zocht enige tijd geleden eens uit of hij via Chinese websites goedkoper producten kon inkopen. Het bleek te veel hoofdbrekens met zich mee te brengen en uiteindelijk liet hij het idee varen.

Keuzeproces
“Ik was op zoek naar flowmeters”, vertelt Ruggiero “en raakte in gesprek met een aantal producenten. De communicatie verliep moeizaam. Hun Engels was gebrekkig en de productomschrijvingen waren onduidelijk. Ik miste alle technische specificaties. Ze boden ook geen kant-en-klare flowmeters aan, maar produceerden alleen op bestelling. Daarnaast vond ik het moeilijk om de kwaliteit in te schatten. De monsters kunnen dan wel goed zijn, maar er zijn geen certificeringen of garantievoorwaarden die je enige mate van zekerheid en bescherming bieden voor het geval de uiteindelijke lading niet voldoet. En dat is tricky, want ze toonden pas interesse als je grotere partijen van een product wilde bestellen.”

“Ze maken alles”
Ruggiero haakte af, maar is nog wel steeds geïnteresseerd in zakendoen met Chinese fabrikanten. “Ik zou wel producten afnemen als ik ook lagere aantallen kon bestellen tegen aantrekkelijke levertijden, duidelijke handleidingen kreeg, zekerheid had over certificeringen en de garantievoorwaarden naar mijn smaak toereikend zouden zijn. De potentie is enorm; ze maken alles en voor concurrerende prijzen.”

Inkopen doen
Ties Coolen is de oprichter en eigenaar van Coolen China - Sourcing & Trade Services. Hij begeleidt onder andere Nederlandse MKB-bedrijven bij hun inkoopproces in China. Daar zitten ook partijen tussen uit de installatiebranche, vertelt hij. Zo is er onder andere interesse in PV-panelen en ventilatiesystemen van Chinese makelaardij.

Startpunt Alibaba
Coolen weet uit ervaring dat veel potentiele klanten eerst Alibaba gaan afstruinen. Hij adviseert om de nodige voorzichtigheid in acht te nemen. “Acht van de tien partijen waarmee je in aanraking komt zijn geen producenten, maar handelaren. Ze zitten niet dicht bij de bron en helaas zitten er veel mensen tussen met kwade bedoelingen.”

Zoek naar referenties
Zo is het een bekende truc om op Alibaba een product te tonen voor een aantrekkelijke prijs en als de klant toehapt vervolgens ‘een iets ander model’ te leveren voor een hogere prijs, vertelt Coolen. Collega China-kenner Yoka Bruynzeel, bestuurder China Netwerk Guanxi en werkzaam als expattrainer voor het Koninklijk Instituut voor de Tropen in Amsterdam is ook maar al te bekend met de trukendoos waar oplichters uit putten. “Als je Alibaba als startpunt neemt voor je onderzoek, google dan op referenties en bel of mail die als je zekerheid wilt hebben.” De meeste waarde hecht je in dat geval al snel aan Europese en in het bijzonder Nederlandse referenties.

Chinese websites
Ben je eenmaal op de website beland van een producent, laat je dan niet afschrikken door de, in onze ogen, chaos, waarschuwt Bruynzeel. “Chinezen hanteren hele andere criteria als het aankomt op kwalitatief goede websites. Bij ons staat overzichtelijkheid bovenaan, voor Chinezen zijn heel veel plaatjes in een, voor onze ogen, redelijk chaotische opstelling eerder de norm. Laat je bovendien niet alleen leiden door de Engelse tekst. Het kan geen kwaad om ook de Chinese versie nog eens door Google Translate te gooien. Soms komt daar een heel ander verhaal uit naar voren dan bij de Engelse versie het geval is.”

Proefmonsters
Is het contact gelegd, dan volgt de fase van onderhandelingen. “Probeer eerst uit te vinden of ze de gevraagde aantallen wel willen leveren. Met een klant die ver weg zit, zullen ze eerder interesse tonen als je grote partijen wilt afnemen.” Om dit probleem te ondervangen adviseert Coolen installateurs om de krachten te bundelen, zodat je als een serieuze grotere speler overkomt. Proefmonsters bieden geen garantie op kwaliteit, beklemtonen zowel Bruynzeel als Coolen. “Het kan best zijn dat je na een prima monster een lading rotzooi krijgt toegestuurd.” De verklaring? Niet altijd kwaadwillendheid, het kan ook simpelweg te maken hebben met het enorme verloop bij Chinese fabrikanten. Vooral na het Chinese nieuwjaar blijkt menig personeelslid te zijn afgehaakt, met als gevolg dat nieuwe krachten eerst moeten worden ingewerkt en nog wel eens steken laten vallen.

Onderhandelen
Bruynzeel: “Tijdens de onderhandelingen over de prijs, doe je er goed aan om je te realiseren dat Chinezen en Nederlanders totaal andere uitgangspunten hanteren als het op zakendoen aankomt. Nederlanders zoeken naar een zekere balans; voor jou en voor mij een mooie deal, de Chinees zal in eerste instantie voor eigen voordeel gaan. Onderhandelingen die 4 rondes duren zijn dan ook eerder regel dan uitzondering.” Chinezen zeggen niet snel nee, maar als je counterpart niet of erg traag reageert kan dat een indirecte manier zijn om te tonen dat hij afwijzend staat ten opzichte van je voorstel, zeggen Brunzeel en Coolen.

Jip-en-Janneke taal
In het zakelijk contact vermijden Chinezen vaak telefoongesprekken. “Dat heeft dikwijls te maken met hun gebrekkige Engels”, verklaart Bruynzeel. In de correspondentie over de mail en vooral WeChat (groter dan Whatsapp) is het verstandig om in Jip-en-Janneke taal te schrijven. Coolen: “Doe geen aannames, maar schrijf alles duidelijk uit. Formuleer puntsgewijs, zodat je per punt een antwoord krijgt en vermijd te praten over gevoelige onderwerpen, zoals politiek en familie. Houd het heel zakelijk. Vraag naar de vertrekhaven, het aantal kubieke meters, de levertijd, regel een keuring door een onafhankelijke partij, je verzekeringen enzovoorts.”

Levertijd
Over het algemeen ben je al snel 12 weken kwijt voordat je producten aankomen. Geldt er nog een garantie? “Daarover zijn best afspraken te maken, alleen zal je niet snel je geld terugzien”, vertelt Bruynzeel. “Als je een belangrijke partner bent, zal je Chinese counterpart eerder proberen te bedingen dat je een korting krijgt op de volgende zending.”

Meer weten? Lees dan het uitgebreide artikel in het maartnummer van InstallateursZaken